WEG Verwaltung

Sehr gerne übernehmen wir für Sie die Verwaltung Ihrer Wohnungseigentümer­gemeinschaft:

Hausverwaltung, wie Sie es sich wünschen ….

Anbei erhalten Sie eine Kurzübersicht über unsere Leistungen:

Kaufmännische und technische Verwaltung

Grundleistungen

Zu den Grundleistungen gehören die unabdingbaren, in den §§ 27 und 28 WEG aufgeführten ge­setzlichen Aufga­ben.

Nachfolgend aufgeführte Grundleistungen sind mit der pauschalen Verwaltervergütung abgegolten. Dazu gehören:

Wirtschaftsplan

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Kalenderjahr einschließlich Ausweis der Verteilung je Kosten­art, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sondereigentum. Über die Annahme des Wirtschafts­planes entscheidet die nächste Eigentümerversammlung durch Stimmenmehrheit, sofern nicht in der Gemeinschaftsordnung eine andere Rege­lung festgelegt ist.

Jahresabrechnung

Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die Hausgeld-Einnahmen und -Ausgaben des Verwaltungszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sondereigentum gemäß Teilungserklärung.

Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme innerhalb der Bürozeiten (nach vorheriger Terminvereinbarung) im Büro der Verwaltung zur Verfügung.

Eigentümerversammlungen

a) Einladen und Durchführen einer Jahresversammlung einschließlich der dazu notwendigen Vorbereitungsarbei­ten.

b) Die Einladung der Eigentümerversammlung wird jedem Eigentümer ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt.

Ganzjährige Beratung

Die Eigentümergemeinschaft und der Verwaltungsbeirat erhalten zur Lösung der gemeinschaftlichen Belange die Beratung der Verwaltung, ausgenommen die juristische Beratung (Rechtsberatungsgesetz). Hier wird jedoch bei der Auswahl eines rechtlich kompetenten Beraters (Rechtsanwalts) Hilfestellung gegeben.

Hausordnung

Die Einhaltung der Hausordnung wird von der Verwaltung überwacht. Bei schriftlich gemeldeten Verstößen gegen die Haus-/Nutzungsordnung mahnt die Verwaltung die verantwortlichen Miteigen­tümer schriftlich ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.

Verträge für die Gemeinschaft

Abschließen und Kündigen von Wartungs-, Lieferanten- Versicherungs- und Dienstleistungs-Verträ­gen im Namen der Eigentümergemeinschaft.

Überwachen der Dienstkräfte

Betreuen, Überwachen und Beraten des Hausmeisters und anderer Dienstkräfte der Eigentümerge­meinschaft.

Geldverwaltung

Einrichten und Führen der auf den Namen der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkonten.

Rechnungskontrolle und -Anweisung

Rechnerische und sachliche Prüfung der Lieferanten-, Dienstleistungs- und Instandhaltungs-Rech­nungen, Haus­wart- und Waschmünzenkassen.

Buchführung

Einrichten einer übersichtlichen, ordnungsgemäß kaufmännisch geführten Buchhaltung über den Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des WEG bzw. der jeweiligen Gemeinschaftsordnung, ge­trennt für jede Eigentümerge­meinschaft.

Insbesondere Führen und Abrechnen von:

Hausgeldkonten je Sondereigentum; Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung gemäß Beschluss der Ver­sammlung; Einnahmekonten für Erträge; Ausgabekonten je Kostenart; ohne Ausweis der Mehrwertsteuer; Rück­stellungskonten einschließlich Anlage der Rückstellungen; Mitbuchen der Bankbewegungen; Personal­konten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft einschließlich Abführen der Lohnsteuer und Sozialabgaben (sofern im üblichen Sinn; sonst darf der Verwalter einen Steuerberater zu Lasten der Gemeinschaft hinzuziehen z. B. Lohnbuchhaltung, bei Änderung Lohnsteuer, Teilname LVA-Prüfungen etc.); Ver­anlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauches; Melden der Gesamt-Heizkosten an das von der Ge­meinschaft beauf­tragte Service-Unternehmen; Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sondereigen­tum in die Jahresabrechnung.

Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

a) Zur Werterhaltung und um sich anbahnende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Über­prüfung des Ge­meinschaftseigentums durch Begehung des Gesamtobjektes.

b) Das Begehungs-Protokoll ist die Basis für die Planung der Instandhaltung und Instandsetzung.

c) Beratung über kurz- und mittelfristigen Bedarf der Instandhaltung und Instandsetzung ein­schließlich Berechnen der dazu notwendigen Finanzmittel.

Öffentliche Belange

Gegenüber öffentlich-rechtlichen sowie privaten Belangen Maßnahmen treffen, die zur Wahrung ei­ner Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils für die Gemeinschaft erforderlich sind (im Regelfall gemäß Mehrheitsbeschluss).

Routinemäßige Instandhaltungsmaßnahmen bis 10.000 Euro

a) Erstellen von Ausschreibungen von routinemäßigen Instandhaltungsmaßnahmen mit bekannten Massen.

b) Beratung bei der Auswahl der technischen Lösungen und Auftragsvergabe einschl. Preisverhand­lungen.

c) Erstellen der schriftlichen Verträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft.

d) Überwachung der Ausführungen und Prüfung der Schlussrechnungen.

Nicht Routinemäßige Instandhaltungsmaßnahmen (z. B. Umbauten, Sanierungen etc.)

a) Veranlassen der Architekten- und Sonderingenieurverträge und deren Abrechnungen.

b) Bei Sanierungen über 10.000 Euro steht dem Verwalter eine gesonderte Gebühr zu für das Protokollieren der Maßnahmen und Versenden von Unterlagen, Teilnahme an Baubesprechungen etc. Dies muss aber jeweils vorher durch Beschluss in der Eigentümerversammlung bestätigt werden.

c) Bei der Übernahme von besonderen Leistungen, welche an sich von Sonderfachleuten/Fachingenieuren bzw. Techniker  ausgeführt werden, oder bei aufwendigen Instandhaltungen bzw. Instandsetzungen über den in Ziffer 2.1.1.13 Routinemäßigen Instandhaltungsmaßnahmen bis 10.000 Euro vereinbarten Umfang hinausgehende Leistungen (z. B. Überwachung von Handwerkerarbeiten anstelle eines Architekten/Bauleiters) kann der Verwalter eine entsprechende Zusatzvergütung, z. B. analog den Vorschriften der HOAI oder RVG beanspruchen. Dies muss aber jeweils vorher durch Beschluss in der Eigentümerversammlung bestätigt werden.

Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen

1. a) Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturm-, Wasser­schäden etc.

2. b) Bei Versicherungsschäden am Gemeinschaftseigentum Schadensmeldung an die Versicherung.

3. c) Klärung der sachlichen Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

4. d) Beratung der Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.

5. e) Abrechnen mit der zuständigen Versicherung und den bestellten Handwerkern aus der Regulie­rung von Schä­den am Gemeinschaftseigentum.

Schlüsselbestellungen

Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schlossanlage für das Sonder- / Gemeinschaftseigentum.

Sicherheitseinrichtungen

Veranlassen der Überwachung von Sicherheitseinrichtungen durch Fachleute an

• der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter),

• den Aufzugsanlagen (TÜV-Hauptprüfungen, Reparatur),

• den Blitzschutzanlagen (TÜV-Hauptprüfungen, Reparatur und Dachsanierungen),

• den Lüftungsanlagen (TÜV-Prüfung in Tiefgarage),

• den kraftbetätigten Garagentoren,

• den Brandschutzeinrichtungen einschließlich Feuerwehrzufahrten und freien Fluchtwegen,

• Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Handwerkern, dem Technischen Überwachungs-Verein und sonstigen Fachleuten.

Allgemeine Verwaltung

Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, soweit es die gemeinschaftlichen Belange betrifft.

Die Verwaltungsbeiräte erhalten auf Wunsch Online-Zugang zum Girokonto, mit der Möglichkeit die Kontostände abzufragen.